Az AI időt takaríthat meg egy kisvállalkozásnak az ajánlatok, dokumentumok, videók és Excel-adatok kezelésében. Mutatunk négy kipróbálható eszközt, és azt is, mit kell továbbra is embernek ellenőriznie.
Amikor szóba kerül az AI üzleti használata, sokan rögtön reklámszövegekre és közösségi médiás bejegyzésekre gondolnak. Pedig az ügyfelekkel folytatott kommunikáció éppen attól lehet értékes, hogy az Ön cégére jellemző. Ezt nem kell átadnia a mesterséges intelligenciának.
Az AI kevésbé látványos feladatokban is hasznos lehet: ellenőrizheti az elkészült munkát, lefordíthatja az Ön által megírt szöveget, vagy elvégezhet egy olyan technikai lépést, amelyhez máskülönben külön program és több idő kellene.
Négy egyszerű felhasználási módot választottunk. Nincs szükség programozóra, automatizálási rendszerre vagy bonyolult utasítások gyűjteményére. Elég egy olyan problémával kezdeni, amely valóban előfordul a vállalkozásban.
Gyors áttekintés
| Ha erre van szüksége | Próbálja ki | Ami továbbra is az Ön feladata |
|---|---|---|
| az árajánlat gyenge pontjainak feltárása | ChatGPT vagy Claude | a tartalom, az ár és a végleges megfogalmazás |
| saját szöveg vagy dokumentum fordítása | DeepL | a jelentés és a szakkifejezések ellenőrzése |
| magyar felirat készítése saját videóhoz | VEED | az Ön hangja, tapasztalata és a felirat javítása |
| Excel-adatok ellenőrzése vagy megértése | Microsoft Copilot az Excelben | a képletek, összegek és eredmények ellenőrzése |
Ha egyik feladatra sincs szüksége, egyelőre ne fizessen elő semmilyen eszközre. Az AI egy konkrét problémát oldjon meg, ne egy újabb alkalmazást adjon, amelyet figyelni kell.
1. ChatGPT vagy Claude második szempárként
Tegyük fel, hogy elkészített egy árajánlatot. Ön érti, hiszen ismeri a teljes projektet. Az ügyfél azonban csak a dokumentumot látja. Lehet, hogy nem derül ki számára egyértelműen, pontosan mit kap, mikorra készül el, mennyi lesz a végösszeg, vagy mit nem tartalmaz az ajánlat.
A ChatGPT vagy a Claude pártatlan olvasóként segíthet. Nem az a feladata, hogy megírja Ön helyett az ajánlatot. Inkább azokat a pontokat keresse meg, ahol az ügyfél elbizonytalanodhat vagy további kérdést tehet fel.
Így érdemes használni:
- Távolítsa el a dokumentumból a személyes és bizalmas adatokat.
- Töltse fel az ajánlatot a ChatGPT-be vagy a Claude-ba.
- Kérjen listát a nem egyértelmű részekről, a hiányzó információkról és az ügyfél lehetséges kérdéseiről.
- A javaslatokról Ön döntsön, és saját szavaival módosítsa a dokumentumot.
Egy rövid utasítás is elég:
Olvasd el ezt az árajánlatot egy óvatos ügyfél szemével.
Sorold fel, mi nem egyértelmű, milyen fontos információ hiányzik,
és mit kérdeznél meg rendelés előtt. Ne írd át a szöveget.
Ugyanezzel a módszerrel összehasonlíthat két beszállítói ajánlatot, ellenőrizhet egy használati útmutatót, vagy ellentmondásokat kereshet egy hosszabb dokumentumban. Szerződések, adózási és jogi kérdések esetén azonban az AI nem helyettesíti a szakembert.
Az első próbához bőven elég valamelyik eszköz ingyenes változata.
2. DeepL az Ön által megírt szöveg fordításához
Ha külföldi ügyfél jelentkezik, vagy más nyelven kell elküldenie egy ajánlatot, nem kell rögtön idegen nyelven kezdenie egy üres dokumentumban.
Először írja meg a szöveget magyarul úgy, ahogyan egy magyar ügyfélnek küldené. Ezután illessze be a DeepL felületére, válassza ki a nyelvet, majd ellenőrizze a fordítást. A DeepL teljes dokumentumokat is képes lefordítani, és támogatja a magyar nyelvet.
Hasznos lehet például:
- külföldi érdeklődés megválaszolásához,
- idegen nyelvű árajánlat első változatának elkészítéséhez,
- terméklap vagy használati útmutató fordításához,
- külföldi beszállító üzenetének megértéséhez.
Az AI itt nem azt találja ki, mit szeretne mondani. Az Ön által megírt szöveget ülteti át egy másik nyelvre. A neveket, számokat, árakat, dátumokat és szakkifejezéseket így is ellenőrizni kell. Fontos szerződést vagy nyilvános megjelenésre szánt szöveget továbbra is érdemes az adott nyelvet jól ismerő emberrel átnézetni.
3. VEED a saját videó feliratozásához
Egy hiteles videónak nem kell tökéletes reklámfilmnek lennie. Egy üzlettulajdonos telefonnal bemutathat egy új terméket, egy szakember elmagyarázhat egy gyakori hibát, egy ingatlanos pedig a saját szavaival mutathat be egy lakást.
A felirat kézi begépelése és időzítése viszont hosszadalmas. A VEED automatikusan elkészítheti a feliratot magyar beszédből is.
A folyamat:
- Töltse fel a saját videóját.
- Válassza az automatikus feliratozást és a magyar nyelvet.
- Olvassa át a leiratot, és javítsa a neveket, számokat, valamint a félreértett szavakat.
- Állítsa be a felirat megjelenését, majd töltse le a videót.
A hang és a mondanivaló továbbra is az Öné. Az AI csak a gépies munkát végzi el. Az alapfunkciók ingyenesen is kipróbálhatók, a hosszabb videókhoz és bizonyos exportálási lehetőségekhez azonban fizetős csomag szükséges.
4. Microsoft Copilot az Excel-táblázatok megértéséhez
Az Excelt sok hagyományos vállalkozás használja: könyvelőirodák, gyártócégek, nagykereskedések és adminisztratív csapatok. Gyakran nem a táblázat elkészítése a nehéz, hanem egy más által létrehozott fájl gyors megértése vagy több száz sor ellenőrzése.
A Microsoft Copilot az Excelben közvetlenül a megnyitott munkafüzet adataival dolgozhat. Hétköznapi mondatokkal is feltehet neki kérdéseket, például:
- Mely számlasorszámok szerepelnek többször a táblázatban?
- Mely sorokból hiányzik a fizetési határidő?
- Mely termékek anyagfelhasználása szokatlanul magas?
- Mit csinál a kijelölt cellában lévő képlet?
- Hogyan változtak a havi költségek az előző évhez képest?
A Copilot képletet javasolhat, kiemelheti az eltéréseket, összefoglalót készíthet, vagy diagramon és kimutatásban jelenítheti meg az eredményt. Az adatok az Excelben maradnak, a létrehozott képletek pedig ellenőrizhetők és módosíthatók.
A folyamat:
- Nyisson meg egy meglévő munkafüzetet, és formázza táblázatként az adatokat.
- Kattintson a Copilot ikonjára az Excelben.
- Írja le, mit szeretne megtalálni vagy kiszámítani, és nevezze meg az érintett oszlopokat.
- Felhasználás előtt hasonlítsa össze az eredményt a forrásadatokkal.
A Copilot nem része minden Microsoft 365-csomagnak. Ha nem látja az ikonját az Excelben, lehet, hogy a cégnek nincs megfelelő licence, vagy a rendszergazda nem engedélyezte. Egyetlen kis táblázat miatt nem érdemes előfizetni rá. Ha viszont rendszeresen ellenőriznek számlákat, készletet, gyártási adatokat vagy költségvetést, időt takaríthat meg az ismétlődő feladatoknál.
A könyvelési és gyártási adatok végső ellenőrzése mindig emberi feladat marad. A Copilot hibás képletet hozhat létre, vagy félreértheti egy oszlop jelentését. Az ellenőrzést és elemzést segíti, de nem helyettesíti a könyvelőt vagy a gyártásért felelős munkatársat.
Két szabály minden eszközhöz
Gondolja meg, mielőtt bizalmas adatot tölt fel. Ügyfelek neve, elérhetősége, teljes szerződések, béradatok, jelszavak és üzleti titkok nem valók egy általános online eszközbe.
Mindig ellenőrizze az eredményt. Az AI félreolvashat egy számot, megváltoztathatja egy mondat jelentését, vagy rosszul értelmezhet egy szakkifejezést. Az ajánlatért, a fordításért és a közzétett videóért továbbra is Ön felel.
Összegzés
Az AI akkor éri meg, ha egy konkrét kellemetlenséget szüntet meg anélkül, hogy újabb bonyolult folyamatot hozna a cég életébe. Válasszon egy rendszeresen végzett feladatot, próbálja ki az eszközt valós példán, és nézze meg, valóban időt takarított-e meg.
Ha az eredmény javítása több időt vesz igénybe, mint az eredeti munka, akkor az adott eszköz nem megfelelő Önnek - függetlenül attól, mennyire népszerű.
