Hogyan adjon „Hozzáadás a naptárhoz” gombot weboldalhoz vagy e-mailhez

Az .ics fájl egyszerű „Hozzáadás a naptárhoz” gombként használható weboldalon, hírlevélben vagy visszaigazoló e-mailben. Elég elkészíteni az eseményt, majd a fájlra hivatkozni.

Képzeljen el egy átlagos webináriumot. Valaki regisztrál, a köszönőoldalon rápillant a dátumra, majd bezárja a böngészőt. Abban a pillanatban tényleg úgy gondolja, hogy részt vesz.

Egy héttel később viszont tele van a postaládája, a naptárában nincs semmi, és pár perccel a kezdés előtt keresi a csatlakozási linket. Nem azért, mert már nem érdekli. Egyszerűen nem kapott könnyű módot arra, hogy az időpontot azonnal elmentse.

Erre való a „Hozzáadás a naptárhoz” gomb. A látogatónak nem kell semmit kézzel beírnia. Megnyitja a meghívót, ellenőrzi a címet, időpontot és helyszínt, majd elmenti abba a naptárba, amelyet amúgy is használ.

A legbiztosabb megoldás egy .ics fájl felkínálása. Működik Google Calendarban, Apple Calendarban, Outlookban és a gyakori mobilos naptárakban is, így nem kell kitalálni, milyen alkalmazást használ az illető.

A meghívót elkészítheti az .ics eseménygenerátorral. Ezután a fájlt csatolhatja e-mailhez, vagy feltöltheti a weboldalra, és a gombot erre a fájlra irányíthatja.

Hol érdemes Hozzáadás a naptárhoz gombot használni?

A gomb minden olyan helyzetben hasznos, ahol azt várja, hogy valaki egy konkrét időpontban megjelenjen vagy csatlakozzon:

• webinárium oldala,
• konferencia vagy workshop,
• regisztráció utáni köszönőoldal,
• foglalási visszaigazolás,
• időpontfoglalás utáni e-mail,
• hírlevélben küldött meghívó,
• belső céges értesítés.

Leginkább azoknál az eseményeknél segít, amelyek néhány nap vagy hét múlva lesznek. Valaki ma regisztrál, de az esemény napján nem biztos, hogy kéznél lesz az e-mail. Az időpontot természetesen a naptárában fogja keresni.

Mit tartalmazzon egy jó naptármeghívó?

A naptárba nem kell átmásolni a teljes landing page szövegét. A meghívó legyen rövid, egyértelmű és az eredeti oldal megnyitása nélkül is használható.

Általában ennyi elég:

• egyértelmű cím,
• kezdő dátum és idő,
• befejezési idő,
• helyszín vagy online meeting link,
• rövid leírás,
• link az esemény részleteihez,
• szükség esetén emlékeztető.

A címet úgy írja meg, hogy önmagában is érthető legyen. A naptárban nem látszik az oldal teljes kontextusa, ezért a „Webinárium: számlázási alapok egyéni vállalkozóknak” jobb, mint az egyszerű „Online képzés”.

1. lehetőség: gomb .ics fájllal

Ennél a megoldásnál létrehoz egy .ics fájlt, feltölti a weboldalra, és a gomb közvetlenül erre mutat.

Tipikus lépések:

1. Hozza létre az eseményt az .ics eseménygenerátorban.
2. Töltse le az elkészült fájlt.
3. Adjon neki egyszerű nevet, például webinarium-szamlazas.ics.
4. Töltse fel a weboldalra vagy abba a rendszerbe, amelyből e-maileket küld.
5. A gombot kösse közvetlenül a fájlra.

A gomb szövege lehet egyszerű:

Hozzáadás a naptárhoz

Vagy konkrétabb:

Naptármeghívó letöltése

A konkrétabb szöveg főleg e-mailben hasznos. A címzett rögtön érti, hogy kattintás után naptármeghívót kap, nem egy újabb információs oldalt.

2. lehetőség: Google Calendar és Outlook linkek

Egyes weboldalak külön gombokat kínálnak:

• Google Calendar,
• Outlook,
• Yahoo Calendar,
• Apple Calendar vagy .ics.

Ez kényelmes, de nem univerzális. Egy adott szolgáltatásra mutató link főleg azoknak segít, akik valóban azt használják. Ha valaki Apple Calendart vagy Outlookot használ, de a Google Calendar gombra kattint, az időpont mentése feleslegesen bonyolultabb lesz.

Ezért érdemes az .ics fájlt alapként megtartani. A konkrét naptárszolgáltatások linkjei lehetnek kiegészítők, de ne ezek legyenek az egyetlen lehetőség.

Hogyan kerüljön naptármeghívó az e-mailbe?

E-mailben két ésszerű megoldás van.

Az első, hogy az .ics fájlt közvetlenül csatolja az üzenethez. Ez jó regisztrációs visszaigazolásnál, foglalásnál vagy megbeszélésnél. A címzett látja a mellékletet, és azonnal megnyithatja a naptárában.

A második megoldás egy gomb vagy szöveges link:

Webinárium hozzáadása a naptárhoz

A link a weboldalon tárolt .ics fájlra mutathat. Így az üzenetben nincs melléklet, és ha javítani kell a meghívót, elég egy helyen kicserélni a fájlt. A hátrány egyértelmű: ha az URL megváltozik, vagy a fájl eltűnik a weboldalról, a régebbi e-mail már nem segít.

Fontos eseményeknél tegyen az e-mail szövegébe egy egyszerű összefoglalót is: dátum, idő, helyszín és csatlakozási link. A naptármeghívó praktikus, de az e-mailnek nélküle is érthetőnek kell maradnia.

Milyen szöveg legyen a gomb mellett?

Önmagában a gomb néha kevés. Egy rövid mondat mellette elmagyarázza, mi történik kattintás után:

Mentse el az időpontot a naptárába, hogy ne maradjon le a webináriumról.

Vagy:

Kattintás után egy .ics naptárfájl töltődik le.

Üzleti közönségnél elég a tárgyilagos hang. Nyilvános eseménynél működhet rövidebb, természetesebb szöveg is: „Adja hozzá a dátumot a naptárához” vagy „Mentse el az időpontot”.

Gyakori hibák a Hozzáadás a naptárhoz gombnál

A leggyakoribb hibák nem magával a fájlformátummal, hanem a meghívó tartalmával kapcsolatosak:

• a gomb a fájl régi verziójára mutat,
• az eseményben más időpont szerepel, mint az oldalon,
• hiányzik az online meeting link,
• a cím túl általános,
• a fájlnév nem egyértelmű,
• az esemény áthelyezése után a régi .ics fájl maradt a weboldalon.

Ha megváltoztatja az esemény idejét vagy helyszínét, frissítsen mindent egyszerre: az oldalt, az e-mail automatizálást, az .ics fájlt és az esetleges Google Calendar vagy Outlook linkeket.

Ellenőrző lista publikálás előtt

Publikálás előtt nézze át:

• a gomb látható a fő időpontinformáció mellett,
• a gomb szövege világosan megmondja, mit kap a felhasználó,
• az .ics fájl megnyitható,
• az esemény címe, ideje és időzónája helyes,
• az online link működik,
• az e-mailben olvasható formában is szerepel a dátum és az idő,
• a gomb mobilon is működik.

A „Hozzáadás a naptárhoz” gomb nem nagy technikai funkció. Inkább apró segítség a megfelelő pillanatban. Az érdeklődés már megvan, ezért ne nehezítse meg az utolsó lépést: az időpont mentését oda, ahol az ember valóban látni fogja.