Hogyan csökkentse a PDF méretét 2 MB alá az olvashatóság megőrzésével

A rendszer elutasítja a PDF-et, mert nagyobb 2 MB-nál? Megmutatjuk, mitől ilyen nagy a fájl, hogyan csökkentheti a méretét, és mit tehet, ha a beolvasott dokumentum nem fér a korlát alá.

A PDF méretére többnyire csak akkor gondolunk, amikor el szeretnénk küldeni. A hatósági és iskolai portálok, személyügyi rendszerek, biztosítók és régebbi internetes űrlapok gyakran 2 MB-ban korlátozzák egy melléklet méretét.

Egyes dokumentumok látható változás nélkül 2 MB alá csökkenthetők, másoknál viszont a minőségből is engedni kell. Ez elsősorban a PDF tartalmától függ. Ebben az útmutatóban megmutatjuk, mitől nagy egy fájl, hogyan csökkentheti a méretét közvetlenül a böngészőben, és mit tehet, ha a beolvasott dokumentum nem fér a korlát alá.

Miért több megabájtos egy PDF

A szövegszerkesztőben létrehozott PDF még több tucat oldal esetén is rendszerint kicsi. Ha egy tízoldalas dokumentum 8 MB-os, annak általában három oka valamelyike áll a hátterében.

1. A képek felbontása nagyobb, mint amekkorára az oldalon szükség van. Egy mobiltelefonnal készült fénykép akár tizenkétmillió képpontból is állhat, miközben egy A4-es oldalon 150 DPI mellett körülbelül kétmillió képpont is elegendő. A szerkesztő ennek ellenére a teljes fényképet beillesztheti. Ugyanez történhet a fejlécben szereplő, nyomtatáshoz előkészített emblémával is.
2. A beolvasott kép gyenge tömörítéssel készült. A többfunkciós nyomtatók gyakran nagy felbontású, kevéssé tömörített képként mentik az oldalakat. Így akár egy néhány oldalas szerződés is több megabájtos lehet.
3. A PDF teljes betűkészleteket tartalmaz. Olyan karakterek is bekerülhetnek a fájlba, amelyek egyáltalán nem szerepelnek a szövegben. Ha a dokumentum több programon is áthaladt, egyes betűkészletek akár többször is benne lehetnek.

Az első két ok általában a tartalomból is sejthető. Ha a dokumentumban fényképek vagy beolvasott oldalak vannak, valószínűleg a képek foglalják el a legtöbb helyet. A beágyazott betűkészletekre akkor érdemes gyanakodni, ha a fájl annak ellenére nagy, hogy csak szöveget tartalmaz.

A PDF méretének csökkentése és az eredmény ellenőrzése

Nyissa meg a PDF tömörítése 2 MB-ra eszközt, válassza ki a fájlt, majd kattintson a PDF tömörítése gombra. A teljes feldolgozás a böngészőben történik, a dokumentumot a rendszer nem tölti fel sehova. Szerződések, orvosi leletek és más bizalmas iratok esetén ez lényeges különbség azokhoz a szolgáltatásokhoz képest, amelyek előbb egy kiszolgálóra küldik a fájlt.

Az eszköz egymás után négy eljárást próbál ki, majd kiválasztja a célt teljesítő legkisebb ellenőrzött eredményt:

• Újraírja a fájl szerkezetét. A PDF-et a nem használt objektumok nélkül, tömörített objektumtáblákkal menti el újra. A megjelenése egyáltalán nem változik. A megtakarítás attól függ, mennyi felesleges adat maradt a fájlban a korábbi módosítások után.
• Csökkenti a képek méretét. Azokat a támogatott képeket, amelyek az oldalon elfoglalt méretükhöz képest túl nagy felbontásúak, 150 DPI-re méretezi át, és 75-ös minőségű JPEG-ként menti. Az alacsonyabb felbontású, nem támogatott formátumú vagy megtakarítást nem eredményező képeket változatlanul hagyja. Az átméretezés és a JPEG-tömörítés is veszteséges, ezért csökkenhet az élesség és eltűnhetnek finom részletek. A fényképeket tartalmazó PDF azonban így jelentősen kisebbé válhat.
• Leszűkíti a beágyazott betűkészleteket. A támogatott TrueType betűkészletekből csak a szövegben ténylegesen használt karaktereket tartja meg. A többi betűkészletet átugorja, a szöveg megjelenését pedig nem változtatja meg. Ha a képek átméretezése már megtakarítást hozott, a betűkészleteket ebben a módosított fájlban szűkíti le.
• Képként rendereli az oldalakat, és megtartja a szövegréteget. Erre csak akkor kerül sor, ha az előző három módszer nem elegendő. Minden oldalt képpé alakít, majd ráhelyezi a dokumentumban már meglévő szöveget. A szöveg így továbbra is kereshető és kijelölhető. A szövegréteg nélküli beolvasott dokumentum nem kap új szövegréteget, mert az eszköz nem végez karakterfelismerést. Nagy nagyításnál az oldalak képpontjai már láthatóvá válhatnak.

A feldolgozás után megjelenik az eredeti és az új fájlméret, az alkalmazott módszer, valamint az, hogy sikerült-e elérni a megadott célt. Ha nem, az eszköz a legkisebb ellenőrzött eredményt kínálja fel, és azt is megmutatja, mennyivel haladja meg a korlátot.

Ha az eszköz teljes oldalakat renderelt, nyissa meg az eredményt, és különösen a bélyegzőket, aláírásokat, valamint a táblázatok apró betűit ellenőrizze. A képek átméretezése után a fényképeket és a finom részleteket is érdemes átnézni.

Az eszköz minden felkínált eredményt újra megnyit, és összeveti az eredetivel. Az oldalszámnak egyeznie kell, a szóközök nélküli karakterek legalább 98 százalékának pedig meg kell maradnia. A rendszer azonban csak a karakterek számát ellenőrzi, nem a szöveg pontos tartalmát vagy az oldalak megjelenését. Ha az eredeti fájl már a korlát alatt van, változtatás nélkül adja vissza, és ezt az ellenőrzést nem végzi el.

Miért jelent a 2 MB-os cél valójában 2048 KB-ot

A portálok és levelezőszerverek nem mindig ugyanúgy számolják a megabájtot. Ha egy megabájt 1024 kilobájt, egy kilobájt pedig 1024 bájt, akkor a 2 MB-os korlát 2 097 152 bájtot jelent. Egy 2 100 000 bájtos fájl ezt már meghaladja, noha egyes programok 2,1 MB-ként, a Windows Fájlkezelője pedig 2,0 MB-ként mutatja. Az a portál, amely egymillió bájttal számol egy megabájtot, további 97 152 bájttal alacsonyabb korlátot alkalmaz.

Az eszköz 1024-es váltószámmal számol, a megadott célt pedig felső határnak tekinti. Ha teljesíteni tudja, az eredmény nem lépi túl ezt a méretet. Ellenkező esetben megmutatja a legkisebb ellenőrzött fájlt, és jelzi, mennyivel nagyobb a célnál. Ha a portál 2000 KB-os korlátot ad meg, vagy nem tudja, melyik számítási módot használja, a PDF tömörítése eszközben állítson be 1953 KB-os egyéni célt. Az így tömörített fájl mindkét számítási mód mellett megfelel.

Ha a beolvasott dokumentum nem fér 2 MB alá

A szöveg és a vektorgrafika lényegesen könnyebben tömöríthető, mint a beolvasott kép. Egy beolvasott PDF-ben minden oldal egy kép, amely kis felbontás mellett is helyet foglal. Az, hogy hány oldal fér a korlát alá, a tartalomtól és attól is függ, színes-e a beolvasás. Ugyanannyi oldal fekete-fehérben kisebb lehet.

Ha a dokumentum túl hosszú, az eszköz felkínálja a legkisebb ellenőrzött eredményt és a Kisebb felbontás kipróbálása gombot. Így egészen 72 DPI-ig csökkentheti a felbontást. A szöveg továbbra is kijelölhető marad, de a képek, az apró betűk és a bélyegzők kevésbé lesznek élesek.

Ilyenkor jobb a dokumentum terjedelmét, mint a minőségét csökkenteni:

• Csak a portál által kért oldalakat küldje el. A PDF felosztása eszköz különválasztja a dokumentum részeit, a PDF oldalak kivonása pedig a kijelölt oldalakat új fájlba menti.
• Távolítsa el az üres oldalakat. Egyoldalasan nyomtatott lapok kétoldalas beolvasásakor minden oldal után üres oldal keletkezik. Az Üres oldalak törlése PDF-ből eszköz ezeket automatikusan megkeresi és kijelöli.
• Ossza két mellékletre a dokumentumot, ha az űrlap ezt engedi. Ha minden mellékletre külön méretkorlát vonatkozik, két 1,8 MB-os fájl átmehet, míg egyetlen 3,6 MB-os nem.
• Olvassa be újra megfelelőbb beállításokkal. A legtöbb lapolvasó és mobilalkalmazás kínál dokumentum- vagy fekete-fehér szöveg módot, valamint felbontásválasztást. Egy szerződés ilyen módon készített beolvasása rendszerint jóval kisebb, mint a legnagyobb felbontású színes változat.

Mit érdemes még a tömörítés előtt megtenni

Néha az a leggyorsabb, ha visszalép egyet, és abban a programban módosítja a dokumentumot, amelyben létrehozta.

Exportálja újra a dokumentumot kisebb képekkel. A Word és a LibreOffice is kínál képminőségi vagy minimális méretre optimalizáló beállítást a PDF-exportnál. Egy fényképekkel teli bemutató így akár további tömörítés nélkül is a korlát alá kerülhet. A képek átméretezését maga a szerkesztő végzi el.

Méretezze át a fényképeket beillesztés előtt. Ha fényképekből állítja össze a dokumentumot, a JPG-ből PDF 2 MB alatt eszköz egyetlen lépésben méretezi át és rendezi PDF-be a képeket. Az átalakítás után rögtön láthatja, hogy az eredmény a korlát alá került-e.

Távolítsa el a dokumentumba nem tartozó oldalakat. Ilyenek lehetnek a jegyzetek, táblázatok régebbi változatai vagy felesleges beolvasások. A PDF oldalak törlése eszköz eltávolítja a kijelölt oldalakat, és megtartja a megmaradó oldalak tartalmát, de a dokumentum címét és szerzőjét, a könyvjelzőket, valamint az űrlapmezőket nem viszi át.

Tömörített PDF és e-mail

E-mailnél a korlát gyakran a teljes üzenetre, nem csupán egyetlen mellékletre vonatkozik. A fájl mérete küldés közben a kódolás miatt ráadásul körülbelül egyharmadával nő. Egy 7 MB-os melléklet így nagyjából 9,5 MB-ot foglal az üzenetben. A szolgáltatók és a vállalati szerverek eltérő korlátokat alkalmaznak, ezért a sajátját érdemes ellenőrizni. A 2 MB-nál kisebb PDF további mellékleteknek is hagy helyet.

Ha több dokumentumot küld, előbb egyesítse őket a PDF egyesítése eszközzel, és csak az eredményt tömörítse. Így a méretcél az egész fájlra egyszerre érvényesül, a címzett pedig öt helyett egyetlen mellékletet kap.

Gyakori kérdések

Kereshető marad a szöveg a tömörített PDF-ben?

Igen, ha az eredeti dokumentum már tartalmazott szövegréteget. A négy eljárás közül három egyáltalán nem módosítja a szöveget. A negyediknél az eszköz képként rendereli az oldalakat, majd visszahelyezi rájuk a meglévő szöveget, ezért a keresés és a kijelölés továbbra is működik. A szövegréteg nélküli beolvasás azonban ettől nem kap szöveget. Minden felkínált eredménynek meg kell őriznie a szóközök nélküli karakterek legalább 98 százalékát.

Látható lesz a különbség a fényképeken?

Igen, előfordulhat látható változás. A képeket az eszköz 150 DPI-re méretezi át, és 75-ös minőségű JPEG-ként menti, ezért csökkenhet az élesség és elveszhetnek finom részletek. Képernyőn és általános irodai nyomtatásnál a különbség rendszerint kicsi, professzionális nyomtatásnál azonban már észrevehető lehet. Nyomdába ezért az eredeti fájlt küldje, a tömörített változatot pedig e-mailhez vagy internetes portálhoz használja.

Miért lett az eredmény sokkal kisebb 2 MB-nál?

Mert a cél felső határ. Az eszköz összehasonlítja az összes ellenőrzött eredményt, és a cél alá férő legkisebbet választja. Így egy 3 MB-os dokumentumból akár 900 KB-os fájl is készülhet. Ha a lehető legjobb minőséget szeretné, a PDF tömörítése eszközben pontosan azt a korlátot állítsa be egyéni célként, amelyet teljesítenie kell, és ne válasszon indokolatlanul alacsonyabbat.

Tömöríthető a jelszóval védett PDF?

Amíg titkosított, nem, akkor sem, ha jelszó nélkül megnyílik, és csak a nyomtatást korlátozza. Előbb oldja fel a PDF feloldása eszközzel, majd tömörítse. Ha a dokumentumnak védettnek kell maradnia, a tömörítés után állítson be újra jelszót.

Feltöltődik valahova a dokumentumom?

Nem. A webhely eszközei a böngésző lapján futnak, a fájl nem hagyja el az eszközét, és semmi nem kerül fel a szerverre. Az eredeti fájl és a letöltött eredmény is azon a helyen marad, ahová mentette.